KLAUZULA INFORMACYJNA

Klauzula informacyjna

 Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej RODO, informujemy, że niniejsza klauzula dotyczy wyłącznie przetwarzania danych osobowych użytkowników poczty elektronicznej w związku z prowadzeniem i obsługą wymiany korespondencji oraz informacji drogą elektroniczną. Klauzula nie dotyczy odrębnych podstaw przetwarzania danych wynikających z treści konkretnej sprawy, wiadomości lub załączników.

  1. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Wójt Gminy Łubnice ul. gen. Sikorskiego 102, 98-432 Łubnice, tel. 62 784 70 25, email: uglubnice@uglubnice.com.pl

  1. Inspektor ochrony danych

Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można kontaktować się pod adresem e-mail: iodo@uglubnice.com.pl albo pisemnie na adres siedziby administratora z dopiskiem „Inspektor ochrony danych”.

  1. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w celu:

  1. prowadzenia i obsługi bieżącej korespondencji elektronicznej,
  2. wymiany informacji drogą elektroniczną,
  3. identyfikacji nadawcy, odbiorcy lub osoby kontaktowej,
  4. umożliwienia udzielenia odpowiedzi, kontynuowania kontaktu oraz zapewnienia ciągłości komunikacji,
  5. zapewnienia bezpieczeństwa i integralności komunikacji elektronicznej,
  6. organizacji obiegu, ewidencjonowania i archiwizacji korespondencji.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:

  1. a) art. 6 ust. 1 lit. e RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, w związku z przepisami określającymi zadania i kompetencje organów gminy, w szczególności ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym;
  2. b) art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, w szczególności w zakresie dokumentowania, ewidencjonowania, przechowywania i archiwizacji korespondencji, wynikającego z przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz obowiązujących zasad kancelaryjnych i archiwalnych.
  3. Kategorie danych osobowych

Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

  1. imię i nazwisko,
  2. adres poczty elektronicznej,
  3. numer telefonu – jeżeli został podany w podpisie lub danych kontaktowych,
  4. stanowisko, funkcję, nazwę pracodawcy lub reprezentowanego podmiotu – jeżeli dane te zostały ujawnione w związku z korespondencją,
  5. dane zawarte w podpisie wiadomości,
  6. dane techniczne związane z korespondencją elektroniczną, w szczególności datę i godzinę wysyłki lub odbioru, identyfikatory wiadomości oraz informacje wynikające z logów systemowych.
  1. Prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora

Co do zasady administrator nie opiera przetwarzania danych osobowych objętych niniejszą klauzulą na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, ponieważ przetwarzanie odbywa się w związku z wykonywaniem zadań publicznych.

  1. Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:

  1. podmioty świadczące na rzecz administratora usługi poczty elektronicznej, hostingu, utrzymania systemów IT, serwisu informatycznego, EZD oraz wsparcia technicznego,
  2. podmioty zapewniające administratorowi obsługę prawną lub doradczą – jeżeli jest to niezbędne do obsługi korespondencji,
  3. podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.
  1. Przekazywanie danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych

Co do zasady Pani/Pana dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych. Jeżeli jednak administrator korzysta z rozwiązań teleinformatycznych powodujących taki transfer, dane będą przekazywane wyłącznie zgodnie z przepisami RODO, z zastosowaniem wymaganych zabezpieczeń.

  1. Okres przechowywania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do prowadzenia i obsługi korespondencji elektronicznej, a następnie przez okres wynikający z obowiązujących u administratora zasad kancelaryjnych i archiwalnych, w tym z jednolitego rzeczowego wykazu akt i właściwej kategorii archiwalnej, a także przez okres niezbędny do zabezpieczenia interesów administratora.

  1. Zakres przysługujących uprawnień

Przysługuje Pani/Panu prawo do:

  1. dostępu do swoich danych osobowych,
  2. sprostowania danych,
  3. usunięcia danych – w przypadkach przewidzianych prawem,
  4. ograniczenia przetwarzania – w przypadkach przewidzianych prawem,
  5. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją – w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO,
  6. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  1. Informacja o przetwarzaniu na podstawie zgody

Pani/Pana dane osobowe w zakresie objętym niniejszą klauzulą nie są przetwarzane na podstawie zgody.

  1. Informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego

Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

  1. Źródło pochodzenia danych

Jeżeli dane osobowe nie zostały pozyskane bezpośrednio od Pani/Pana, mogły zostać pozyskane od nadawcy wiadomości, od podmiotu wskazującego Panią/Pana jako osobę do kontaktu, z dokumentacji sprawy, z rejestrów publicznych albo z innych źródeł powszechnie dostępnych – w zakresie niezbędnym do prowadzenia korespondencji elektronicznej.

  1. Informacja o wymogu lub dobrowolności podania danych

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, ale w praktyce niezbędne do prowadzenia i obsługi korespondencji elektronicznej oraz wymiany informacji drogą e-mail.

  1. Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu

Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.